Otevřené repozitáře jsou založené na principu autoarchivace, tj. uložení a zveřejnění kopie dokumentu (popřípadě některé verze dokumentu) samotným autorem. Vždy je nutné se řídit podmínkami vydavatele.
Ukládání a zpřístupňování dokumentů v otevřených repozitářích je tzv. zelenou cestou v rámci Open Access. Jedná se o uložení některé verze dokumentu po jeho publikování standardní cestou v libovolném odborném časopise. Uložení v repozitáři není nijak v rozporu a nebrání tradičnímu odbornému publikování. Jedná se o sekundární zveřejnění publikace a další způsob zpřístupnění vlastních výstupů odborné veřejnosti.
Autoarchivace se řídí podmínkami vydavatele (licenční podmínky, autorská smlouva, License Agreement, Copyright Transfer Agreement). Dále se řídí také podmínkami poskytovatele finanční dotace, pokud je povinnost otevřeného přístupu zakotvena v grantové smlouvě, nebo institucionální politikou, pokud existuje.
Při zveřejňování publikace v repozitáři se autorům doporučuje podmínky jednotlivých vydavatelů zkontrolovat. Pro dohledání podmínek vydavatele lze využít:
- Web vydavatele nebo časopisu, vzorová licenční smlouva
- Registr SHERPA-RoMEO (informativní) Podává orientační přehled, jakým způsobem vydavatelé umožňují svým autorům dále zacházet s publikacemi. Pomáhá tak autorům v případě, že se rozhodnou své publikace následně zveřejnit v režimu otevřeného přístupu v repozitáři (nebo jiným způsobem).
- Nástroj How Can I Share It (informativní) Lze použít pro vyhledávání konkrétních článků. Tato služba poskytuje relevantní informace a praktické nástroje, které zajistí, že autor může články snadno a rychle sdílet se svými kolegy. Vyhledávání probíhá skrze DOI a výsledkem jsou pravidla, která se týkají přímo konkrétního článku (pokud autor nemá ve své autorské smlouvě nějaké individuální změny).
- Různé podmínky pro různé typy úložišť!
Většina renomovaných vydavatelů již autorům nějakou formu zpřístupnění článků v repozitáři umožňuje. V rámci podmínek pro autory upřesňují:
- jakou verzi textu
- v jaké časové lhůtě od přijetí, popřípadě od publikování
- kde mohou autoři text zveřejnit
ad 1. Typy textů, se kterými se autor může setkat
- Preprint – autorský rukopis, verze textu zaslaná redakci, před recenzním řízením
- Postprint – konečná verze textu po zapracování všech připomínek z recenzního řízení
- Vydavatelská verze – publikovaná verze textu v grafické úpravě vydavatele
Nejčastější verzí textu, kterou vydavatelé autorům povolují archivovat, je postprint. Bývá nazvaný různě, často „accepted manuscript”, „accepted version”, „final peer-reviewed manuscript”. Často však autor s redakcí komunikuje online přes redakční systém a poslední verzi textu nemá k dispozici. Doporučuje se, pokud je to možné, poslední verzi textu před jeho odesláním si stáhnout a uchovat.
V případě Gold OA publikací lze do repozitáře ukládat finální vydavatelskou verzi publikace.
ad 2. Časové embargo
Zejména renomovaní vydavatelé často využívají tzv. časové embargo. Časopisy s časovým embargem umožňují autorovi poskytnout volný přístup k jeho článkům až po uplynutí stanovené doby od publikování (často 6 – 12 měsíců, nezřídka např. u vydavatele Elsevier až 24 měsíců). V období embarga je možné zveřejnit informace o článku (metadata), ale místo plného textu pouze odkaz, kde je článek dostupný v rámci předplatného.
ad 3. Kde zveřejnit kopii svého článku
Pro zveřejnění článku na různých místech neplatí stejná pravidla. Zveřejnění v institucionálním repozitáři nebo na webových stránkách instituce autora má často jiná pravidla než zveřejnění na webových stránkách třetích stran včetně odborných sociálních sítí.
Vydavatelé omezují zpřístupnění na nekomerční využití. Webové stránky třetích stran a sociální sítě jsou však již považovány za komerční platformy (byť za jejich využití uživatelé nic neplatí). Proto vydavatelé mohou povolit zpřístupnění v institucionálních repozitářích, ale již ne uložení stejné verze textu na sociální sítě.